Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026

1. Verantwortliche und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen personenbezogener Daten ist:
Johanna Mühlenkamp
Energieberatung
E-Mail: kontakt@energieberaterin-stade.de
Telefon: 01575 60 50 122
Weitere Anbieter- und Anschriftangaben: https://energieberaterin-stade.de/impressum/

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei Anfragen und Aufträgen sowie bei der Kommunikation und der Bearbeitung von Energieberatungsprojekten.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb unserer Website, die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vorbereitung und Durchführung eines Auftrags, die Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen, insbesondere steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere den sicheren Betrieb der Website, die Bearbeitung allgemeiner Anfragen und die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO, soweit für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang Ihre Einwilligung eingeholt wird.

Soweit uns Auftraggeber Daten anderer Personen, etwa von Eigentümern, Bevollmächtigten oder Mietern, zur Verfügung stellen, verarbeiten wir diese nur, soweit sie zur Bearbeitung des Projekts benötigt werden. Rechtsgrundlage ist regelmäßig unser berechtigtes Interesse an der Durchführung des beauftragten Projekts gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO oder eine einschlägige gesetzliche Grundlage. Die erforderlichen Informationen für betroffene dritte Personen werden nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO bereitgestellt.

3. Website und Hosting bei STRATO

Unsere Website wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, betrieben.

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite. Diese Informationen werden auch in Serverprotokollen verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung, Fehleranalyse und Sicherheit des Angebots erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem funktionsfähigen, stabilen und sicheren Onlineangebot sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist. Soweit ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung oder Beweissicherung erfordert, werden die hierfür benötigten Daten entsprechend länger aufbewahrt.

Informationen zu STRATO: https://www.strato.de/datenschutz/

4. WordPress, Formulare und Kontaktaufnahme

Die Website verwendet eine bei STRATO betriebene WordPress-Installation. Für Formulare werden WordPress-Formularfunktionen und Plugins eingesetzt, insbesondere WPForms und Contact Form 7 für bestehende Formulare sowie Ultimate Form für die mehrstufige Datenerfassung zum Energieausweis.

Wenn Sie uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage. Je nach Anliegen gehören dazu Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Objektadresse und weitere freiwillig übermittelte Angaben. Formulareingaben werden entsprechend dem eingesetzten Formular gespeichert und/oder zur Bearbeitung per E-Mail übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt bei vertragsbezogenen Anfragen und Aufträgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihres Anliegens.

Der Einsatz eines lokal installierten Plugins bedeutet für sich allein nicht, dass dessen Hersteller die eingetragenen Daten erhält. Maßgeblich sind zusätzliche Funktionen oder externe Dienste, sofern sie gesondert eingebunden werden.

Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet. Ohne die für Ihr Anliegen erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage oder Ihren Auftrag gegebenenfalls nicht bearbeiten. Angaben in freiwilligen Feldern sind für die Nutzung des übrigen Formulars nicht erforderlich.

5. Energieausweis, Vorprüfung und Auftragsbearbeitung

Für die Prüfung der Eignung eines Gebäudes für einen Verbrauchsausweis und die Erstellung eines Energieausweises verarbeiten wir insbesondere:

• Name, Kontaktdaten und gegebenenfalls Rechnungsadresse;
• Objektadresse, Gebäudeart, Baujahr, Wohneinheiten und Flächen;
• Angaben zum Wärmeschutz und zu energetischen Maßnahmen;
• technische Angaben zu Heizung, Warmwasser, Lüftung und Kühlung;
• Energieträger, Verbrauchsmengen, Einheiten und Erfassungszeiträume;
• Angaben zu Heizungswechseln, ergänzenden Wärmeerzeugern und Leerständen;
• Abrechnungen, technische Nachweise, Gebäudefotos und andere hochgeladene Unterlagen.

Die Daten werden für die Vorprüfung, fachliche Plausibilitätsprüfung, Erstellung des Energieausweises, Kommunikation, Dokumentation und gegebenenfalls Abrechnung verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO; gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

Welche Angaben abgefragt werden, hängt von den Antworten in der Vorprüfung ab. Ergibt sich keine ausreichende Grundlage für einen Verbrauchsausweis, werden die Kontaktaufnahme und die individuelle Klärung Ihres Anliegens ermöglicht. Bei positiver Vorprüfung werden die für die weitere Bearbeitung erforderlichen Daten erhoben.

Die Vorprüfung dient der Orientierung und ersetzt keine abschließende fachliche Prüfung. Die Erstellung des Energieausweises erfolgt nicht allein aufgrund des automatischen Formularergebnisses.

Mit dem Absenden des Formulars stellen Sie eine unverbindliche Anfrage. Auch eine positive Vorprüfung löst für sich allein keinen kostenpflichtigen Auftrag aus. Ein Auftrag wird anschließend gesondert vereinbart.

Bitte laden Sie ausschließlich erforderliche Unterlagen hoch. Schwärzen Sie nicht benötigte Angaben zu Mietern und anderen dritten Personen, Bankverbindungen und andere für die fachliche Bearbeitung nicht erforderliche Informationen. Für die Verbrauchsermittlung erforderliche Mengen, Zeiträume und Zuordnungen müssen lesbar bleiben.

6. Lokale Bearbeitung mit Hottgenroth

Zur Erstellung und Bearbeitung von Energieausweisen nutzen wir Hottgenroth Verbrauchspass als lokal installierte Software. Die hierfür erforderlichen Gebäude-, Anlagen- und Verbrauchsdaten werden aus der Formulardatenerfassung exportiert und in die Software übernommen.

Der lokale Import übermittelt diese Daten für sich allein nicht an Hottgenroth. Die gesonderte Speicherung von Projektdateien in Google Drive wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Rechtsgrundlage unserer fachlichen Bearbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Eine gegebenenfalls gesetzlich vorgeschriebene Registrierung des Energieausweises beim Deutschen Institut für Bautechnik erfolgt im gesetzlich vorgesehenen Umfang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

7. Speicherung von Projektunterlagen in Google Drive

Wir verwenden Google Drive zur Speicherung und Organisation von Projektunterlagen. Der Dienst wird derzeit über ein privates Google-Konto genutzt. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Dabei werden die von uns dort gespeicherten Dateien einschließlich der darin enthaltenen Kontakt-, Gebäude-, Anlagen-, Verbrauchs- und Vertragsdaten auf Infrastruktur von Google verarbeitet. Google verarbeitet darüber hinaus nach seiner Datenschutzerklärung insbesondere Konto-, Geräte-, Verbindungs- und Nutzungsinformationen.

Zweck unserer Nutzung ist die Speicherung und Verfügbarkeit von Unterlagen für die Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen. Die Rechtsgrundlagen der zugrunde liegenden Projektbearbeitung sind im Abschnitt „Zwecke und Rechtsgrundlagen“ erläutert. Diese Angaben ersetzen nicht die erforderliche gesonderte Prüfung der Vertragsgrundlage und der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für den eingesetzten Cloud-Dienst.

Google verarbeitet Daten auch auf Infrastruktur außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Insbesondere können Verarbeitungen in den USA stattfinden. Informationen zu Googles Verarbeitung, internationalen Datenübermittlungen und Betroffenenrechten finden Sie unter:
https://policies.google.com/privacy?hl=de

Ein Google-Konto ist für Sie nicht erforderlich, um uns eine Anfrage zu senden oder einen Auftrag zu erteilen.

8. Empfänger und internationale Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden nur insoweit offengelegt, wie dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Zu den Empfängern können insbesondere Hosting- und IT-Dienstleister, der verwendete Cloud-Anbieter, von uns mit der Abrechnung beauftragte Dienstleister, steuerliche oder rechtliche Berater sowie zuständige Behörden gehören.

Weitergabe an beteiligte Fachunternehmen

Soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Durchführung eines mit Ihnen vereinbarten Projekts erforderlich ist, können wir hierfür benötigte Daten an beteiligte Fachunternehmen weitergeben, beispielsweise an Heizungsbau-, Sanitär-, Elektroinstallations- oder andere ausführende Handwerksunternehmen. Dies kann insbesondere die Objektadresse, erforderliche Kontaktinformationen sowie relevante Gebäude-, Anlagen-, Berechnungs- und Verbrauchsdaten betreffen.

Die Weitergabe dient ausschließlich der erforderlichen technischen Abstimmung, Planung oder Umsetzung der von Ihnen angefragten beziehungsweise beauftragten Leistung. Es werden nur die hierfür notwendigen Daten übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Weitergabe zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

Ist eine Weitergabe für diese Zwecke nicht erforderlich, etwa zur bloßen Vermittlung Ihrer Kontaktdaten an ein anderes Unternehmen, erfolgt sie nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das Absenden des Formulars stellt keine pauschale Einwilligung in eine solche Weitergabe dar.

Soweit beteiligte Fachunternehmen Daten für ihre eigene Angebotserstellung oder Auftragsdurchführung verarbeiten, handeln sie als eigenständige Verantwortliche und informieren über ihre Verarbeitung in eigenen Datenschutzhinweisen.

Nicht jeder Hersteller einer von uns eingesetzten Software ist zugleich Empfänger Ihrer Daten. Bei lokal eingesetzter Software hängt ein Zugriff des Herstellers von zusätzlichen Diensten oder konkreten Supportvorgängen ab.

Bei WhatsApp, Google Drive, Instagram und LinkedIn können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Einzelheiten und die jeweils verwendeten Übermittlungsmechanismen werden in den verlinkten Informationen der Anbieter erläutert. Soweit wir selbst für eine Drittlandübermittlung verantwortlich sind, sind die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO zusätzlich zu beachten.

9. Cookies, Browserspeicher und Formulardaten

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Speicherfunktionen verwenden, etwa um Einstellungen zu speichern, Formulare bereitzustellen oder Missbrauch zu verhindern. Hierzu können auch zeitlich begrenzte Einträge im Browserspeicher gehören, mit denen bereits eingegebene Angaben beim Wechsel zwischen Formularseiten erhalten bleiben.

Soweit die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich je nach Zweck insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b oder f DSGVO.

Andere Speicherzugriffe und Verarbeitungen, für die eine Einwilligung erforderlich ist, dürfen erst nach Ihrer entsprechenden Zustimmung erfolgen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Das bloße Weitersurfen stellt keine Einwilligung dar.

Bei Formularen können technische Informationen über Formularaufrufe, Bearbeitungsdauer, Validierungsfehler oder Übermittlungsvorgänge verarbeitet werden. Eine über die technische Bereitstellung und Sicherheit hinausgehende Auswertung ist gesondert auf ihre Rechtsgrundlage und gegebenenfalls erforderliche Einwilligung zu prüfen.

10. Spam-Schutz und technische Sicherheit

Zur Sicherung unserer Formulare werden technische Prüfungen eingesetzt, beispielsweise unsichtbare zusätzliche Formularfelder zur Erkennung automatisierter Eingaben, Plausibilitäts- und Zeitprüfungen sowie die Begrenzung auffälliger Zugriffsmuster. Dabei können technische Verbindungsdaten und Prüfmerkmale verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Vermeidung von Spam, der Abwehr von Missbrauch und der Sicherung der Verfügbarkeit unserer Dienste.

Die Website ist über HTTPS erreichbar. Dies schützt die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Webangebot. Bei der E-Mail-Kommunikation ist ohne zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eine Einsichtnahme durch beteiligte E-Mail-Dienstleister nicht vollständig ausgeschlossen.

11. Kommunikation über WhatsApp

Wir nutzen WhatsApp zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Irland.

Die Nutzung ist freiwillig. Sie können uns alternativ per E-Mail oder telefonisch erreichen. Wir verarbeiten dabei insbesondere Ihre Telefonnummer, gegebenenfalls Ihren Profilnamen und die von Ihnen übermittelten Nachrichten und Dateien.

Bei vertragsbezogener Kommunikation erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an deren Bearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Der Zugriff von WhatsApp auf das Adressbuch unseres hierfür verwendeten Mobiltelefons ist seit dem 7. Oktober 2026 deaktiviert. Über diesen Zugriff werden seither keine Adressbuchkontakte automatisch übertragen. Durch diese Einstellung werden bereits zuvor an WhatsApp übermittelte Informationen nicht automatisch gelöscht.

Persönliche Nachrichten und Anrufe sind grundsätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp verarbeitet jedoch weitere Daten, insbesondere Telefonnummern sowie Nutzungs-, Geräte- und Verbindungsinformationen. Dabei können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Informationen zu WhatsApps Verarbeitung und internationalen Datenübermittlungen:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Bitte übermitteln Sie keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten über WhatsApp. Sie können uns jederzeit mitteilen, dass Sie die weitere Kommunikation ausschließlich per E-Mail oder Telefon wünschen.

12. Instagram und LinkedIn

Wir unterhalten Präsenzen auf Instagram und LinkedIn, um über unsere Leistungen zu informieren und mit Interessenten zu kommunizieren. Wenn Sie unsere Profile besuchen oder dort mit uns kommunizieren, werden personenbezogene Daten durch die Plattformanbieter und, soweit uns diese Daten zugänglich sind, durch uns verarbeitet.

Wir verarbeiten insbesondere öffentlich sichtbare Profilinformationen, Kommentare und Nachrichten, soweit dies für die Kommunikation oder die Betreuung der jeweiligen Präsenz erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Information über unsere Leistungen und der Kommunikation mit Interessenten. Vertragsbezogene Kommunikation erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Plattformanbieter können darüber hinaus Nutzungsinformationen, IP-Adressen, Geräteinformationen und Cookies verarbeiten sowie Daten für Nutzungsstatistiken und Werbeprofile verwenden. Auf diese eigenständigen Verarbeitungen haben wir nur begrenzten Einfluss. Auch eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich.

Instagram
Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.
Unser Profil: https://www.instagram.com/energieberaterin.stade/
Datenschutzhinweise: https://privacycenter.instagram.com/policy

LinkedIn
Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.
Unser Profil: https://www.linkedin.com/in/johanna-braun-9b158016b/
Datenschutzhinweise: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Soweit eine gemeinsame Verantwortlichkeit für bestimmte Plattformstatistiken besteht, richten sich die jeweiligen Zuständigkeiten nach den einschlägigen Vereinbarungen des Plattformanbieters. Betroffenenrechte können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem jeweiligen Anbieter geltend machen. Für Daten, auf die allein der Anbieter Zugriff hat, ist die unmittelbare Kontaktaufnahme mit diesem häufig der zweckmäßigste Weg.

Die auf unserer Website gesetzten einfachen Links zu diesen Profilen führen beim Anklicken zur jeweiligen Plattform. Die Datenschutzinformationen dieser Anbieter gelten für die Nutzung ihrer Angebote.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise andere zulässige Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern.

Bei Anfragen ohne Auftrag werden die Daten gelöscht, sobald das Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine berechtigte Notwendigkeit zur weiteren Aufbewahrung besteht. Unnötige oder versehentlich übermittelte Unterlagen werden nicht allein wegen ihrer Übermittlung dauerhaft aufbewahrt.

Bei Aufträgen werden erforderliche Projekt- und Vertragsunterlagen für die Vertragsdurchführung und gegebenenfalls zur Wahrung von Rechtsansprüchen aufbewahrt. Steuer- und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert. Diese Pflichten gelten nicht automatisch für jedes hochgeladene Dokument.

Nach Ablauf der erforderlichen Aufbewahrung werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert. Technisch bedingte Sicherungskopien können bis zu ihrer turnusmäßigen Überschreibung fortbestehen; sie dienen währenddessen ausschließlich Sicherungs- und Wiederherstellungszwecken.

14. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

WIDERSPRUCHSRECHT
Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen. Im Fall einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie dieser jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. Informationen und Kontaktmöglichkeiten:
https://www.lfd.niedersachsen.de/

15. Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die von uns eingesetzten Dienste oder die Verarbeitung Ihrer Daten ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.